Transacciones

El submenú de Transacciones contiene a su vez una serie de opciones mediante las que se realizan desde consultas y registro de operaciones, hasta la ejecución de procesos que permiten realizar pre-conciliaciones, antes de enviar información a los ERP's mediante las interfaces correspondientes.
Cartera. Opción que se crea originalmente para la consulta de los pagos registrados en la pasarela de pagos. Actualmente es posible además, registrar diferentes tipo de documentos, como pueden ser, Anulaciones de pagos, Notas de Crédito y de Débito.
A continuación se detalla el contenido de un documento de pago, consultado a través de esta opción:
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N° Campo Descripción

1	Documento	Número de documento único con el que se registra la operación
2	Fecha	Fecha de registro del documento
3	Fecha Vencimiento	Fecha en que vence el documento
4	Fecha Factura	Fecha en la que el documento de pago se facturó
5	Transacción	Identifica el tipo de transacción registrada, (pago, nota de crédito, factura, etc.)
6	Razón	Razón relacionada a la transacción registrada.
7	Fecha Conciliación	Fecha en que el pago fue conciliado, aplica para pagos por ventanilla y pagos de otros bancos y OXXO.
8	Clave Colegio	Identificador corto del colegio
9	Nombre Colegio	Descripción o nombre completo del colegio
10	Nombre Pagador	Nombre de la persona que se registró para realizar un pago.
11	Razón Social	Nombre o razón social a la que debe facturarse un documento.
12	Nivel de precio	Lista de precios utilizada por cada ciclo escolar
13	Moneda	Moneda en la que se registra el documento
14	Tasa de cambio	Tasa de cambio que aplica a la moneda. En MN siempre es 1.00
15	Forma de pago	Forma de pago elegida por el pagador, dependiendo de la línea de negocio y país, puede ser: Efectivo, Tarjeta, Línea de Captura, etc.
16	Tipo de tarjeta	Tipo de tarjeta con la que se efectúa el pago.
17	No. de cuenta	Se registran los últimos cuatro dígitos de la tarjeta con la pagó el usuario.
18	Recibo	Código que entrega el banco al autorizar la transacción.
19	Plazo	Plazos en los que se registra el pago, puede ser de contado, a 3, 6 ó 9 meses, o los plazos que defina el negocio.
20	Autorización	Código que emite el banco, mediante el que se autoriza el cargo a la tarjeta.
21	Referencia	Número identificador del documento de pago, única por transacción.
22	Línea de Captura	Cuando el pago se realiza a través de pago en ventanilla, en este campo se registra la línea de captura correspondiente.
23	Observaciones	Leyenda que sirve para identificar a los registros cuando se crean automáticamente. También es posible utilizarlo en operaciones manuales.
24	No genera SAT	En el registro de operaciones manuales, es posible identificar aquéllos documentos que no requieren comprobante fiscal, marcando el bit correspondiente.
24	Incluido en Archivo	Cuando un documento ha sido incluido en un archivo de contabilización, este bit se marca automáticamente.
25	Evento	Campo que ayuda a identificar si el documento corresponde a una transacción de algún evento.
26	Importes	Sección donde se detallan cada uno de los importes que componen el documento, se desglosan tanto cargos como descuentos y el respectivo impuesto, cuando aplique.
27	Fecha Contabilización	Fecha en que el documento fue incluido en un archivo para contabilizarse en el ERP.
28	Concentra Pago	Identifica al banco que concentra el pago, según lo contratado por cada línea de negocio.
29	Datos del pago	Particulares del documento: alumno, material pagado, importes (descuentos, cargos, impuestos, etc.), así como datos del alumno (nombre, id, colegio_id, etc.)
30	Documentos Asociados	En esta sección se muestran todos los documentos que están asociados intrínsecamente. Por ejemplo, un pago tiene asociada una factura y, en algunos casos, puede tener asociada una anulación de pago.
31	No Contabiliza	En el registro manual de documentos, podemos indicar si un documento debe contabilizarse (enviarse al ERP) o no.

Documentos Financieros. En esta opción del menú es posible registrar documentos de tipo Financiero (facturas, notas de crédito), que no se derivan de un documento de pago registrado previamente; para el registro de estas operaciones, el formulario utilizado es el descrito en el punto anterior.

Importación de Pagos. Para realizar la pre-conciliación de los pagos, y poder realizar la contabilización de estas operaciones en el ERP, a través de esta opción se integran al sistema los registros detallados de los diferentes canales por los que se reciben pagos (ventanilla Banamex, Oxxo, American Express, etc.)

Conciliación de pagos. Al incorporarse los pagos reportados por los bancos, el sistema cuenta con las opciones de conciliación por los diferentes tipos de pago registrados, haciendo una validación de los pagos que no están aplicados y comparándolos contra los extractos que se incorporaron; al encontrar correspondencias, todos los documentos que no están aplicados, se aplican para que puedan ser contabilizados.
Las opciones del menú disponibles son: Pagos TDC, por Referencia y Extractos bancarios.

Facturación. Mediante esta opción se ejecuta el proceso que genera los archivos requeridos por Edicom para la emisión de los CFDI's (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet); los archivos generados son depositados en una ubicación de la red, para de allí enviarse a Edicom y es Edicom quien finalmente genera el CFDI de cada documento. No disponible para Ecuador.

CFD Pendientes.- A través de esta ventana es posible consultar qué documentos han sido considerados en la generación de los archivos para crear los CFDI's y en caso de que no se hayan podido generar, esta opción permite reprocesar la información y generar los archivos pendientes. No disponible para Ecuador.

También es posible consultar si de un documento específico, se generaron todos los archivos y dónde quedaron ubicados, tanto en la ubicación local, como en la remota.

Generar archivos para ERP.
En esta opción se ejecutan los procesos que generan los archivos para registrar apuntes contables, o para la generación de archivos con fines puramente logísiticos (preparación de entregas desde el ERP).
Los procesos de generación de archivos para el ERP, se configuran en la opción Cuentas por cobrar/Catálogos/Procesos y ahí mismo se configuran para que se puedan ejecutar de dos formas: Manual y Automáticamente. Estos procesos tiene dos funciones básicas:

Crear las pólizas o pedidos que agrupa los registros que deberán registrarse en el ERP correspondiente, éstos son:
1. Cuenta por Cobrar – Actualmente no disponible para Ecuador.
2. Ajustes a la cuenta por cobrar – Actualmente no disponible para Ecuador.
3. Pagos en todas sus modalidades (Línea de captura, Tarjetas de Crédito al contado y a plazos, Tarjetas American Express, Oxxo y todas las que estén consideradas en el sistema)
Una vez creada la póliza o pedido correspondiente, se crean los archivos que contienen los apuntes contables o las líneas de los pedidos definidos para el proceso logístico. Los archivos generados son depositados en una ubicación de la red, para que posteriormente, mediante un proceso sean incorporados en el ERP.

En la imagen siguiente se puede observar que la generación de las pólizas y los archivos, se realizan en función del tipo de transacción que se desea contabilizar siendo un punto determinante, el ciclo escolar afectado, así como el periodo de fechas a incluir.