Monitor solicitação de Produção

Processo de Solicitações

O acompanhamento do processo de solicitação de compras dos materiais produtivos é um ponto fundamental para a empresa, sendo assim é necessário acompanhar as solicitações dos lotes, as ordens e os pedidos realizados, monitorar entregas e todo o fluxo de movimentações.

Como é um processo que engloba várias etapas e setores da empresa, a forma mais prática e ágil de acompanhamento geral é através de um Monitor.

Sobre o programa

O MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção é um programa customizado desenvolvido por nossa equipe de TI para o ERP TOTVS que tem a funcionalidade de monitorar todo o ciclo do processo de solicitações dos lotes de compras produtivas envolvendo as áreas de Operações, Administração de Projetos de Suprimentos, Administração da Produção Industrial e Suprimentos/Compras.

A partir dessa premissa foi desenvolvido no sistema uma customização para substituir o processo anterior, que consistia em troca de arquivos por e-mail entre os setores solicitantes, produção industrial e suprimentos.

Tópicos

Glossário

01. Conceito

Utilizando uma chave identificadora da solicitação (Lote/ID), é possível monitorar todas as etapas do processo, desde sua solicitação, conversão em uma ordem de produção com a respectiva ordem de compra do serviço ou da matéria-prima, até a entrega efetiva, assim como outras ocorrências como alteração ou cancelamento da solicitação.

O Programa Monitor possibilita a ação centralizada para diversos perfis de usuários, de acordo com suas atribuições no processo, com maior agilidade e evitando ruídos durante o processo.

02. Parâmetros e Programas

Para atender o processo de monitoramento de compras é necessário configurar alguns parâmetros em programas já existentes e atualizados com novos campos para se adequar ao processo.

Requisitos

Para que seu processo ocorra sem problemas, verifique se os perfis de acesso das funcionalidades para seu usuário estão parametrizados corretamente:

 MOCP049 – Faixa de numeração de Lotes por Empresa e Tipo de Ordem de Produção padrão.

Descrição do programa:

Programa de Parâmetros onde serão definidas as faixas de numeração de Lotes exclusivas para utilização por Empresa para o controle sequencial.

Nesse programa também será definido o Tipo de Ordem de Produção a ser sugerido para os itens fabricados no momento da geração da Ordem de Produção.

 MOCP050 – Família Materiais x Grupos de Estoque - Itens permitidos para Compra do processo produtivo

Descrição do programa:

Programa de Parâmetros que será utilizado para identificação dos itens comprados que estão previstos para ser utilizado no processo.

Observação: caso o item seja identificado como comprado, mas não estiver parametrizado nesse cadastro, será exibido em destaque (fonte vermelha) que não permitirá dar seguimento para geração de Cotação.

 MORE071 – Permissões de acesso às funcionalidade do programa MOCP048 (botões).

Para que seu processo ocorra sem problemas, verifique se os perfis de acesso das funcionalidades para seu usuário estão parametrizados corretamente:

Descrição do programa:

Programa de parâmetros que possibilita a restrição de uso para cada funcionalidade (botão) de acordo com o perfil do usuário. Observando que o controle é apenas do Administrador do Sistema que irá dar manutenção conforme definição dos gestores da respectivas áreas.

Programas Relacionados

Outros programas que estão relacionados ao MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção, mas não são impeditivos para o processo:

• CP0301 – Ordem de Produção. (alterar reserva da ordem pela análise de papel);

• CC0300 – Pedido Compra;

• CD1112 – Item x Estabelecimento (Linha de Produção do Item);

• MLA – Aprovação Processos Logísticos;

• MOCP030 – Linhas de Operação;

• MOCP031 – Tipo de Ordem de Produção;

• MOCP032 – Tipo de Operação;

• MOCP044 – Local de entrega.

03. Processos

Para iniciar o processo das solicitações, primeiro precisa haver a solicitação das áreas solicitantes com o detalhamento dos itens, quantidades, código da operação, local de entrega, prioridade e a data de expectativa.

Interface explicada

A explicação será feita de acordo com os blocos na imagem acima.

BLOCO 1 - Barra de navegação

Abaixo a função de cada novo ícone do específico.

Ícones e funcionalidades

Parâmetros MOCP048d – Parâmetros ID Compras / Numeração Lotes. Nele é possível ver detalhes da faixa de numeração dos lotes para a empresa que estiver sendo acessada, assim como a numeração do último lote gerados. Também é possível observar qual o tipo de Ordem de Produção padrão será sugerida para a empresa.

Permissões de acesso MOCP048i - Permissões de acesso usuário. Nele é possível ver quais permissões o usuário possui.

Filtrar lotes pelo status das solicitações MOCP048l - Status de solicitações - Filtros, permite que o usuário indique quais as etapas do processo o usuário deseja ver exibido em tela.

Observação: a última parametrização dos filtros utilizada será gravada e considerada na próxima entrada no programa.

BLOCO 2 - Seleção - Consulta

As solicitações de compras são registradas e acompanhadas pelo Monitor, sendo possível ser restringidas a exibição a partir de Faixas para os atributos de seleção.

Ícones e funcionalidades

Realiza/atualiza pesquisa

BLOCO 3 - Ordenação

O campo de ordenação refletirá no bloco 4 - Lotes. A partir dele é possível selecionar qual ordenação deseja por:

• Número do Lote

• Data do Lote

• Estabelecimento

• Situação

• Usuário

• Origem do lote

Clicando nos botões você poderá definir se a ordenação será decrescente ou crescente:

Decrescente

Crescente

BLOCO 4 - Lotes

O campo de lotes aparecerá os resultados da consulta realizada (bloco 2). Todas as funções referentes ao lote estão nessa área.

Botões e funcionalidades

Ao clicar no botão irá abrir o programa MOCP048a para a inclusão de um novo lote manual.

Ao clicar irá abrir o programa MOCP048m para a alteração do lote, poderá ser alterado somente o número do estabelecimento. Essa opção só estará disponível para situação 1 – Em digitação.

Ao clicar irá abrir o programa MOCP048b para a importação de um lote previamente preparado em uma planilha formato .csv, de acordo com layout definido.

Após a verificação dos dados da digitação ou importação de um lote, o usuário solicitante deverá proceder à liberação do Lote para que esse possa ser analisado e dado seguimento pelo setor de Administração da Produção Industrial.

Após a liberação do lote não será possível realizar alterações. Esse botão só estará disponível caso o lote possua itens solicitados com seus respectivos ID´s (na tela inferior) na situação “1 - Em digitação”.

Ao clicar o programa irá pedir confirmação para efetuar o cancelamento do lote. O botão só estará disponível enquanto a situação da solicitação for “1 - Digitado”.

O botão gera uma planilha .csv com as configurações dos Itens Fabricados para que sejam enviadas ao fornecedor, com modelo gerado pelo programa MOCF001.

Ao clicar o sistema fará a impressão do pedido de compra. Esse botão só estará habilitado para situação “8 - Em produção” (situação assumida após a geração do Pedido de Compra).

BLOCO 5 - Tabela Solicitações

BLOCO 6 - Botões de ação dos itens do lote

Ao clicar abrirá o programa MOCP048c para incluir itens no lote.

Ao clicar abrirá o programa MOCP048c para editar itens no lote.

Ao clicar irá eliminar o iten selecionado após sua confirmação.

O botão estará disponível após o lote ser liberado para análise.

Ao clicar irá abrir a tela MOCP048e para ver mais informações da solicitação.

O botão estará disponível quando a situação da solicitação estiver “2 - Em análise”.

Ao clicar o item será reprovado e deverá ser explicado o motivo da recusa. Após isso o item alterará sua solicitação para “5 - Não aprovado”.

O botão estará disponível quando a situação da solicitação estiver “2 - Em análise”.

Ao clicar o sistema irá gerar as ordens de acordo com o tipo do item (fabricado ou comprado) e seguirá para cotação.

O botão estará disponível quando a situação da solicitação estiver “13 - Aguard. liber. impressao plan”.

Ao clicar o sistema irá gerar as ordens de acordo com o tipo do item (fabricado ou comprado) e seguirá para cotação.

O botão estará disponível após a geração de OP em caso de itens fabricados, e após a aprovação, para itens comprados.

Ao clicar irá abrir a tela MOCP048h onde deverá ser preenchido as informações para a cotação.

O botão estará disponível após a geração de OP em caso de itens fabricados, e após a aprovação, para itens comprados.

Ao clicar no botão irá abrir o programa MOCP048o para a importação de cotação no formato .csv.

O botão estará disponível após a cotação e somente para itens fabricados.

Ao clicar no botão irá abrir o programa MOCP048n para a análise de papel dos itens fabricados. Caso precise alterar sua reserva deverá consultar o programa CP0301.

O botão estará disponível após a cotação, para itens comprados, e após feita a análise de papel, em caso de itens fabricados.

Ao clicar no botão o sistema irá gerar o arquivo de ordem de compra e prosseguirá ao próximo status de solicitação:

• Itens fabricados: Situação 8 - Em produção;

• Itens comprados: Situação 7 - Pedido Compra gerado.

Incluir/Importar Lote

Para a criação manual (Incluir Lote), o sistema abrirá o programa MOCP048a para que seja informado o estabelecimento do lote.

Caso queira alterar o estabelecimento após sua geração e antes da liberação, clique no botão “Alterar Lote”.

Após isso será criado um novo Lote de acordo com a numeração sequencial de Lote para a Empresa. Nesse momento a situação do lote ficará como 1 - Digitado.

Para a criação do Lote por importação de arquivo (Importar Lote - MOCP048b), o usuário deverá previamente preparar as informações em arquivo de acordo com o layout definido, o qual poderá ser baixado através do botão “Layout”, que apresenta um modelo formatado.

Após a preparação e gravação do arquivo em seu equipamento, o usuário deverá indicar o seu caminho clicando na pasta do campo Arq. lote e executar a operação no botão ✔️.

Após a importação, o lote terá sua situação 2 - Importado.

Itens do lote

No momento da inclusão ou importação do Lote e seus respectivos itens, o sistema irá gerar um Lote e ID únicos e sequencial para os Itens do lote de acordo com a Faixa parametrizada para a empresa (vide MOCP049):

Com o lote gerado basta incluir ou alterar os itens desejados. Lembre-se que todos os itens pertencem a um mesmo lote.

Para isso basta clicar no botão “Incluir”, “Alterar” ou “Eliminar” que fica abaixo das solicitações de itens do lote.

Ao clicar em “Incluir” o sistema irá abrir o programa MOCP48c onde será possível adicionar seu novo item de acordo com o preenchimento correto de todos os campos. Se você não souber a informação correta da operação, item ou local de entrega, basta clicar duas vezes no campo para abertura de programa zoom de pesquisa dos cadastros com as opções válidas.

Caso queira adicionar mais de um item, basta clicar no botão “➕” que o sistema irá salvar seu preenchimento e automaticamente você já poderá adicionar outro.

Ao finalizar basta clicar no botão “✔️” para finalizar a adição de itens ao lote.

Caso queira cancelar a inserção do item atual, clique em “❌”.

Após a inclusão correta dos itens será possível liberar o lote, a partir desse momento não será mais possível alterar nenhum item do lote.

A situação do lote será alterada para 2 - Liberado enquanto a situação da solicitação dos Itens do Lote irá variar de acordo com cada item.

Nesse momento a solicitação do Lote ficará a cargo do setor de Produção Industrial que irá avaliar cada ID do Lote:

Situação 2 - Em análise:

• O item é comprado;

• O item é fabricado e já possui configuração e está aguardando análise para aprovação.

Quando o Item for Fabricado, porém não possuir uma configuração, terá uma etapa anterior de preparação:

Situação 3 - Aguardando configuração:

• O item é fabricado e precisa ser configurado antes de passar para sua aprovação. Essa configuração é feita no programa CF0101 pela Produção Industrial.

Em Análise

A área de produção deverá validar a solicitação do Lote e aceitar ou recusar os Itens do lote.

Nessa etapa deverá ser revisada as informações dos itens a partir do botão “Informações Adicionais” na tela MOCP048e.

Replicar alteração para as Solicitações: Após as informações alteradas ou implementadas o usuário poderá replicá-las para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar e gravar as alterações basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Gerar ordens

Após feita a análise dos itens do lote e validado, com os itens conferidos, basta aprovar clicando no botão “Gerar Ordens”, marcar os ID´s desejados e o programa irá alterar seu status.

• Itens comprados: Passam de 2 - Em análise para 4 - Em cotação;

• Itens fabricados: Passam de 2 - Em análise para 13 - Aguard. liber. impressao planilha e será aberto uma planilha com o log com as ordens de produção geradas.

Recusando item

Em caso de recusa do item do lote, o usuário da Produção Industrial deverá informar o motivo pelo qual não irá dar seguimento na solicitação. Após isso a situação do item será alterada para 5 - Não aprovado.

Replicar recusa para outros itens: Após informar o motivo o usuário poderá replicá-lo para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Liberar ordem de produção para impressão

Para itens fabricados, após a gerar a ordem o sistema estará no status de solicitação 13 - Aguarda liberação de impressão da planilha e ficará no aguardo da liberação da impressão para poder passar para status 4 - Em cotação.

Selecione as ordens que deseja e clique no botão de gerar a impressão (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Impressão da configuração

Após liberada a impressão o usuário poderá imprimir a configuração para enviar ao fornecedor e assim receber a cotação dos itens.

Para isso basta clicar no botão “Imp. Config” para o lote (na parte superior da tela), o sistema irá gerar uma planilha .csv com as especificações do produto.

Cotação

Nessa etapa a cotação poderá ser de uma compra de componente/matéria-prima (itens comprados) ou do serviço de fabricação do Item a ser realizado por terceiros (itens fabricados).

Uma vez que o item esteja na situação 4 - Em cotação é possível realizar a cotação clicando em um dos dois botões:

Cotação manual

O botão irá abrir a tela MOCP048h onde o usuário poderá fazer a cotação item a item, ou caso queira replicar a cotação para os demais itens basta selecionar os itens desejados na tela à direita “Replicar alteração para as Solicitações” e, caso deseje que se replique em todos, clicar no botão “Todos”.

Replicar cotação para outros itens: Após preencher os dados da cotação o usuário poderá replicá-la para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Feita a cotação, basta finalizar a cotação clicando no ícone:

Importar Cotação

O botão irá abrir o programa MOCP048o onde será possível importar um arquivo .csv de cotação ou baixar um modelo para que seja preenchido antes de importar clicando no botão “Layout”.

Caso queira que seja gerado um arquivo para cotação dos itens do seu lote, clique no botão “Exporta IDs”.

Layout:

Para concluir a importação basta clicar no botão ✔️, caso queira cancelar clique em ❌.

Exporta IDs:

Nessa função é apresentado um arquivo com os detalhes dos ID´s de solicitação para que seja utilizado para indicar o Fornecedor escolhido, a forma de pagamento e os valores acertados.

Com os campos preenchidos, o usuário irá salvar o arquivo em seu equipamento e indicar o caminho para importar a planilha de cotação preenchida (Arq.Lote):

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Após a cotação com fornecedores realizada, o status dos Itens do lote ficará a cargo da área de produção industrial, para que seja feita a análise de papel. Nesse momento o sistema irá verificar se o item é fabricado ou comprado e alterará a situação da solicitação de acordo:

• Itens fabricados: 6 - Análise de Papel / Envia PDF;

• Itens comprados: 12 - Aguardando Geração de Pedido.

Análise de papel

É possível realizar a análise de papel clicando no seu respectivo botão, após isso o sistema irá abrir o programa MOCP048n onde será possível conferir seus dados.

Durante a análise de papel o usuário responsável deverá conferir se os itens estão com a reserva desejada. Caso seja necessário alteração, será preciso fazê-lo pelo programa CP0301. Com a análise feita, basta selecionar os itens que deseja concluir a análise e clicar no botão “Finalizar Análise” (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Ordem de compra

O sistema irá alterar sua solicitação para 12 - Aguardando Geração de Pedido após os seguintes status de solicitação:

• Itens fabricados: 6 - Análise de Papel / Envia PDF;

• Itens comprados: 4 - Em cotação.

Para prosseguir basta clicar no botão Gerar Pedido (ordem de compra). O sistema irá abrir o programa MOCP048k para que o usuário selecione quais itens ele deseja que seja gerado o Pedido de Compra.

Com os itens selecionados, para prosseguir basta clicar em ✔️, caso queira cancelar clique em ❌. (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Após isso o sistema irá gerar as OC´s e Pedidos de Compra, alterando a situação do item Fabricado para 8 - Em produção e 7 - Pedido de Compra Gerado para os itens comprados.

Após a geração do pedido de compra (situações 7 - Pedido Compra gerado e 8 - Em produção) e aprovação no programa MLA (Aprovação Processos Logísticos) será possível imprimir o pedido para enviar ao fornecedor, para isso basta clicar no botão de impressão do pedido (do Lote) na parte superior da tela.

Próximos passos

Após as situações 7 e 8 o sistema irá aguardar as atualizações de sua produção (caso haja) e recebimento.

• Quando a produção do item fabricado for concluída, sua solicitação irá alterar para 9 - Produção concluída;

• Quando o recebimento do item comprado for feito, o programa alterará sua situação para 11 - OC Recebida.

Fluxograma

Abaixo você verá o fluxo completo do programa.

04. Detalhes Técnicos

Abaixo seguem os detalhes técnicos do programa MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção.

Permissões

Tabelas acessadas

Programas envolvidos