Monitor solicitação de Produção

Processo de Solicitações

O acompanhamento do processo de solicitação de compras dos materiais produtivos é um ponto fundamental para a empresa, sendo assim é necessário acompanhar as solicitações dos lotes, as ordens e os pedidos realizados, monitorar entregas e todo o fluxo de movimentações.

Como é um processo que engloba várias etapas e setores da empresa, a forma mais prática e ágil de acompanhamento geral é através de um Monitor.

Sobre o programa

O MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção é um programa customizado desenvolvido por nossa equipe de TI para o ERP TOTVS que tem a funcionalidade de monitorar todo o ciclo do processo de solicitações dos lotes de compras produtivas envolvendo as áreas de Operações, Administração de Projetos de Suprimentos, Administração da Produção Industrial e Suprimentos/Compras.

A partir dessa premissa foi desenvolvido no sistema uma customização para substituir o processo anterior, que consistia em troca de arquivos por e-mail entre os setores solicitantes, produção industrial e suprimentos.

Tópicos

Glossário

01. Conceito

Utilizando uma chave identificadora da solicitação (Lote/ID), é possível monitorar todas as etapas do processo, desde sua solicitação, conversão em uma ordem de produção com a respectiva ordem de compra do serviço ou da matéria-prima, até a entrega efetiva, assim como outras ocorrências como alteração ou cancelamento da solicitação.

O Programa Monitor possibilita a ação centralizada para diversos perfis de usuários, de acordo com suas atribuições no processo, com maior agilidade e evitando ruídos durante o processo.

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02. Parâmetros e Programas

Para atender o processo de monitoramento de compras é necessário configurar alguns parâmetros em programas já existentes e atualizados com novos campos para se adequar ao processo.

Requisitos

Para que seu processo ocorra sem problemas, verifique se os perfis de acesso das funcionalidades para seu usuário estão parametrizados corretamente:

MOCP049 – Faixa de numeração de Lotes por Empresa e Tipo de Ordem de Produção padrão.

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Descrição do programa:

Programa de Parâmetros onde serão definidas as faixas de numeração de Lotes exclusivas para utilização por Empresa para o controle sequencial.

Nesse programa também será definido o Tipo de Ordem de Produção a ser sugerido para os itens fabricados no momento da geração da Ordem de Produção.

Programas Relacionados

Outros programas que estão relacionados ao MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção, mas não são impeditivos para o processo:

• CP0301 – Ordem de Produção. (alterar reserva da ordem pela análise de papel);

• CC0300 – Pedido Compra;

• CD1112 – Item x Estabelecimento (Linha de Produção do Item);

• MLA – Aprovação Processos Logísticos;

• MOCP030 – Linhas de Operação;

• MOCP031 – Tipo de Ordem de Produção;

• MOCP032 – Tipo de Operação;

• MOCP044 – Local de entrega.

03. Processos

Para iniciar o processo das solicitações, primeiro precisa haver a solicitação das áreas solicitantes com o detalhamento dos itens, quantidades, código da operação, local de entrega, prioridade e a data de expectativa.

Interface explicada

Para que você possa entender cada botão e coluna dos browsers nós separamos todos os detalhes nas sessões abaixo.

Incluir/Importar Lote

Inclusão manual do lote

Para a criação manual (Incluir Lote), o sistema abrirá o programa MOCP048a para que seja informado o estabelecimento do lote.

Caso queira alterar o estabelecimento após sua geração e antes da liberação, clique no botão “Alterar Lote”.

Após isso será criado um novo Lote de acordo com a numeração sequencial de Lote para a Empresa. Nesse momento a situação do lote ficará como 1 - Digitado.

Importação do lote

Para a criação do Lote por importação de arquivo (Importar Lote - MOCP048b), o usuário deverá previamente preparar as informações em arquivo de acordo com o layout definido, o qual poderá ser baixado através do botão “Layout”, que apresenta um modelo formatado.

Após a preparação e gravação do arquivo em seu equipamento, o usuário deverá indicar o seu caminho clicando na pasta do campo Arq. lote e executar a operação no botão ✔️.

Após a importação, o lote terá sua situação 2 - Importado.

Itens do lote

No momento da inclusão ou importação do Lote e seus respectivos itens, o sistema irá gerar um Lote e ID únicos e sequencial para os Itens do lote de acordo com a Faixa parametrizada para a empresa (vide MOCP049):

Com o lote gerado basta incluir ou alterar os itens desejados. Lembre-se que todos os itens pertencem a um mesmo lote.

Para isso basta clicar no botão “Incluir”, “Alterar” ou “Eliminar” que fica abaixo das solicitações de itens do lote.

Ao clicar em “Incluir” o sistema irá abrir o programa MOCP48c onde será possível adicionar seu novo item de acordo com o preenchimento correto de todos os campos. Se você não souber a informação correta da operação, item ou local de entrega, basta clicar duas vezes no campo para abertura de programa zoom de pesquisa dos cadastros com as opções válidas.

Se o item não for comprado automaticamente o sistema irá marcar a flag “Gera Ordem de Produção”.

Caso queira adicionar mais de um item, basta clicar no botão “➕” que o sistema irá salvar seu preenchimento e automaticamente você já poderá adicionar outro.

Ao finalizar basta clicar no botão “✔️” para finalizar a adição de itens ao lote. Caso queira cancelar a inserção do item atual, clique em “❌”.

Caso necessite incluir vários itens sugerimos que utilize a importação. Ao clicar no botão Importa será aberto o subprograma MOCP048u permitindo que você exporte os IDs dos itens que já estão no lote, assim podendo realizar várias alterações de uma única vez, além de poder incluir novos itens na planilha gerada.

Após o preenchimento completo da planilha, basta importá-la no sistema que irá carregar todas as linhas que foram devidamente preenchidas.

Uma vez incluído o item manualmente ou via importação sua situação no lote será 1 - Digitado.

Item comprado

A depender do item comprado será necessário definir uma “estrutura” do item, mas diferente dos itens fabricados nele será necessário informar apenas as variáveis do que compõe o item comprado e não a estrutura de fato.

Essa configuração é feita pela área de produção informando um modelo e definir as características do item no programa CF0101.

Item KIT

Dentre os itens comprados, alguns podem ser do tipo KIT. Para isso é necessário que o KIT tenha sua estrutura configurada no programa EN0105 detalhando quais itens compõe o KIT.

Se no momento em que for liberado o lote o item não tiver estrutura será necessário configurá-la para que possa seguir para análise. Ao invés de seguir para a situação 2 - Em análise ficará na situação 14 - Kit sem Estrutura.

Liberar o lote

Após a inclusão correta dos itens será possível liberar o lote, a partir desse momento não será mais possível alterar nenhum item do lote.

A situação do lote será alterada para 2 - Liberado enquanto a situação da solicitação dos Itens do Lote irá variar de acordo com cada item.

Nesse momento a solicitação do Lote ficará a cargo do setor de Produção Industrial que irá avaliar cada ID do Lote. Os responsáveis vinculados as área via parametrização no MORE071 serão notificados via e-mail e sua situação será alterada de acordo:

Situação 2 - Em análise:

• O item é comprado;

• O item é fabricado e já possui configuração e está aguardando análise para aprovação.

Quando o Item for Fabricado, porém não possuir uma configuração, terá uma etapa anterior de preparação.

Situação 14 - Kit sem Estrutura:

• O item é um KIT (prefixo 47, 77, 22 ou 23), porém não foi vinculado uma estrutura ao KIT, ou seja, não está atrelado quais itens compõe o KIT. É possível vincular a estrutura através do programa CF0101 na aba Estrutura.

Situação 3 - Aguardando configuração:

• O item é fabricado e precisa ser configurado antes de passar para sua aprovação. Essa configuração é feita no programa CF0101 pela Produção Industrial.

Em Análise

A área de produção deverá validar a solicitação do Lote e aceitar ou recusar os Itens do lote.

Nessa etapa deverá ser revisada as informações dos itens a partir do botão “Detalhe ID” na tela MOCP048e.

Replicar alteração para as Solicitações: Após as informações alteradas ou implementadas o usuário poderá replicá-las para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar e gravar as alterações basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Durante a análise é possível solicitar mais itens para o lote ou ajustar os existentes através da importação.

Recusando item

Em caso de recusa do item do lote, o usuário da Produção Industrial deverá informar o motivo pelo qual não irá dar seguimento na solicitação. Após isso a situação do item será alterada para 5 - Não aprovado.

Replicar recusa para outros itens: Após informar o motivo o usuário poderá replicá-lo para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

KIT

Se os itens incluídos no lote forem do tipo KIT não será habilitado o botão de gerar ordens. Sua análise é de forma diferente, sendo necessário clicar em KIT e informar como que deseja comprar o KIT podendo ser comprado o kit inteiro ou separando os itens do KIT para realizar orçamentos separados.

Ao selecionar um item do kit no browser de elementos e passar para o browser de seleção ao lado ele irá gerar um ID com base no ID do kit principal que foi desmembrado.

Para concluir a análise basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Quando a análise for realizada será habilitado o botão de Gerar Ordens para o item.

Gerar ordens

Após feita a análise dos itens do lote e validado, com os itens conferidos, basta aprovar clicando no botão “Gerar Ordens”, marcar os ID´s desejados e o programa irá alterar seu status.

• Itens comprados: Passam de 2 - Em análise para 4 - Em cotação;

• Itens fabricados: Passam de 2 - Em análise para 13 - Aguardando Liberação para Cotação e será aberto uma planilha com o log com as ordens de produção geradas.

Liberar para cotação

Para itens fabricados, após a gerar a ordem o sistema estará no status de solicitação 13 - Aguardando Liberação para Cotação e ficará no aguardo da liberação da cotação para poder passar para status 4 - Em cotação.

No subprograma será apenas possível alterar o estabelecimento dos itens, caso seja necessário ajustar algum outro dado deverá seguir etapas diferentes.

Ajustar quantidade

Enquanto estiver em liberação para cotação é possível exportar os IDs listados, realizar os ajustes de quantidade solicitada via planilha e importar o arquivo. Com isso é possível dar manutenção aos itens para cotação.

Ajustar várias ordens

Se for necessário realizar a manutenção da OP (alterar reservas ou outras informações) será necessário acessar o programa CP0301 e realizar os ajustes por lá, ou realizar alterações em lote pelo programa MOCP003.

Alterar o tipo de papel

Caso o item tenha papel digital ao invés do offset padrão, basta selecionar o item e clicar em Digital. Para alterar de digital para offset basta realizar o mesmo processo.

Quando validar que todos os itens estiverem corretos, selecione as ordens e clique no botão ✔️ para efetuar a confirmação da liberação.

Impressão da configuração

O usuário poderá imprimir a configuração para enviar ao fornecedor e assim receber a cotação dos itens.

Se não houver OP a impressão irá gerar uma planilha com a configuração dos itens. Se haver OP a impressão será feita com base na OP descritas no programa MOCF001.

Para isso basta clicar no botão “Imp. Config” para o lote (na parte superior da tela), o sistema irá gerar uma planilha .csv com as especificações do produto.

Cotação

Nessa etapa a cotação poderá ser de uma compra de componente/matéria-prima (itens comprados) ou do serviço de fabricação do Item a ser realizado por terceiros (itens fabricados).

Uma vez que o item esteja na situação 4 - Em cotação é possível realizar a cotação clicando em um dos dois botões:

Cotação manual

O botão irá abrir a tela MOCP048h onde o usuário poderá fazer a cotação item a item, ou caso queira replicar a cotação para os demais itens basta selecionar os itens desejados na tela à direita “Replicar alteração para as Solicitações” e, caso deseje que se replique em todos, clicar no botão “Todos”.

Replicar cotação para outros itens: Após preencher os dados da cotação o usuário poderá replicá-la para os demais itens do Lote, selecionando cada item na lista no lado direito da tela (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Durante a análise caso seja identificada alguma inconsistência no pedido, como a quantidade confirmada por exemplo, o usuário poderá solicitar para voltar em análise clicando no botão “Voltar Prod.” e informando um motivo. Após isso os usuários responsáveis pela etapa de análise serão notificados via e-mail e cabe a eles realizar o ajuste e reenviar para cotação.

Feita a cotação, basta finalizar a cotação clicando no ícone ✔️.

Importar Cotação

O botão irá abrir o programa MOCP048o onde será possível importar um arquivo .csv de cotação ou baixar um modelo para que seja preenchido antes de importar clicando no botão “Layout”.

Caso queira que seja gerado um arquivo para cotação dos itens do seu lote, clique no botão “Exporta IDs”.

Layout:

Para concluir a importação basta clicar no botão ✔️, caso queira cancelar clique em ❌.

Exporta IDs:

Nessa função é apresentado um arquivo com os detalhes dos ID´s de solicitação para que seja utilizado para indicar o Fornecedor escolhido, a forma de pagamento e os valores acertados.

Com os campos preenchidos, o usuário irá salvar o arquivo em seu equipamento e indicar o caminho para importar a planilha de cotação preenchida (Arq.Lote):

Para salvar basta clicar em ✔️, caso queira cancelar ação clique em ❌.

Após a cotação com fornecedores realizada, o status dos Itens do lote ficará a cargo da área de produção industrial que também será notificada via e-mail para que seja feita a análise de papel. Nesse momento o sistema irá verificar se o item é fabricado ou comprado e alterará a situação da solicitação de acordo:

• Itens fabricados: 6 - Análise de Papel / Envia PDF;

• Itens comprados: 12 - Aguardando Geração OC.

Análise de papel

É possível realizar a análise de papel clicando no seu respectivo botão, após isso o sistema irá abrir o programa MOCP048n onde será possível conferir seus dados.

Durante a análise de papel o usuário responsável deverá conferir se os itens estão com a reserva desejada. Caso seja necessário alteração, será preciso fazê-lo pelo programa CP0301 ou MOCP003. Se for identificado que será alterado a gráfica ou algum outro dado é possível retornar para cotação.

Com a análise feita, basta selecionar os itens que deseja concluir a análise e clicar no botão ✔️ (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum).

Gerar pedido

O sistema irá alterar sua solicitação para 12 - Aguardando Geração OC após os seguintes status de solicitação:

• Itens fabricados: 6 - Análise de Papel / Envia PDF;

• Itens comprados: 4 - Em cotação.

Para prosseguir basta clicar no botão Gerar Pedido (ordem de compra). O sistema irá abrir o programa MOCP048k para que o usuário selecione quais itens ele deseja que seja gerado o Pedido de Compra.

Com os itens selecionados, para prosseguir basta clicar em ✔️, caso queira cancelar clique em ❌. (botões de auxílio para [des]marcar - Todos/Nenhum). Caso identifique que seja necessário ajustar algo, basta clicar em Retorna para Cotação.

Após isso o sistema irá gerar as OC´s e Pedidos de Compra, alterando a situação do item Fabricado para 8 - Em produção vinculando as ordens ao pedido e 7 - Pedido de Compra Gerado / Pendente Liberação MLA para os itens comprados e ficará no aguardo da análise pelo MLA.

Manutenção do Pedido

Enquanto estiver em 7 - Pedido de Compra Gerado / Pendente Liberação MLA também é possível dar manutenção no pedido através do botão Manut Ped para desvincular a OP selecionada do pedido para poder realizar as manutenções ou eliminar o item para o fornecedor definido na cotação.

• Caso seja escolhido a opção Desvincular o sistema entenderá que o usuário irá realizar ajustes no pedido, então irá desvincular reenviando para cotação (situação 4 - Em cotação) e permitindo os ajustes. Nesse momento a linha do item ficará em vermelho.
  Ao abrir a cotação será identificado a qual Pedido de compra e OC foi desvinculado o item, mas não permitirá alterar a condição de pagamento por já haver um Pedido de Compra.
  Ao realizar a nova cotação será revinculado o número da OP na OC criada anteriormente e encaminhado para situação 7 - Pedido de Compra Gerado / Pendente Liberação MLA.

• Caso seja escolhido a opção Eliminar essa OP irá alterar a situação para 4 - Em cotação e não possuirá mais os vinculos do Pedido.

Pedido liberado MLA e Impressão do Pedido

Quando o Pedido gerado for liberado pelo MLA irá alterar sua situação para 15 - Ped Compra Liberado MLA / Pendente Aprovação e com isso será possível imprimir o pedido em PDF.

Manutenção do Pedido - Eliminar Ordens

Para realizar a eliminação de uma ordem que esteja com Situação 15 - Ped Compra Liberado MLA / Pendente Aprovação, acesse o programa CC0300, localize o pedido de compra e clique em Eliminar e forneça um motivo caso a situação esteja como Impresso.

Após isso o Pedido de Compra altera para Eliminado e sua situação passa para 4 - Em cotação.

Próximos passos

Após as situações 7 e 8 o sistema irá aguardar as atualizações de sua produção (caso haja) e recebimento.

• Quando a produção do item fabricado for concluída, sua solicitação irá alterar para 9 - Produção concluída;

• Quando o recebimento do item comprado for feito, o programa alterará sua situação para 11 - OC Recebida.

Fluxograma

Abaixo você verá o fluxo completo do programa e em quais momentos os usuários recebem notificação via e-mail.

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04. Detalhes Técnicos

Abaixo seguem os detalhes técnicos do programa MOCP048 - Monitor Solicitação de Produção.

Permissões

Tabelas acessadas

Programas envolvidos

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