IV. Manual de Usuario Acuerdos 4.0 UNOi

La aplicación de acuerdos tiene por objetivo ser el repositorio de las variables que se requieren para realizar las siguientes actividades:

1. Gestión de pagos.
2. Filtrado de contenidos del CMS vía LMS
3. Entrega de materiales impresos, correspondientes a las ofertas educativas de Grupo Santillana.
4. Registro del equipamiento que se proporciona a los colegios.
5. Apoyo en la integración de otras herramientas como son:
   1. My-on
   2. Robótica

En esta plataforma se registran los datos adicionales de los colegios, como son:

• Datos de colegios
  • Contactos (nombres, cargos, email, números telefónicos)
  • Domicilios (principal, domicilio de entrega y domicilio fiscal del colegio y por nivel escolar contratado)
  • Horarios de atención por nivel escolar
• Niveles contratados
  • Profesores por lenguaje (español, inglés)
  • Grados contratados
  • Aulas por grado
  • Materiales contratados
  • Precios y descuentos

1. Creación de acuerdos

Actualmente existen dosformas de crear acuerdos en la Base de Datos Central (BDC):

1. Registro directo en la plataforma.- Una vez creado el colegio y sus niveles escolares, es posible crear el acuerdo directamente.
2. Migración de datos.- A partir de los acuerdos registrados en ciclos anteriores, es posible crear los contratos para un nuevo ciclo, a través de un proceso automático.
   
   

Registro directo en la plataforma

• • Asignar Consultor
  • Asignar CID
  • Asignar Coach

  • Registrar fecha de firma de contrato.
    
    
    
    
    
    Nota: Las fechas correspondientes a Revisado, Liberado, Validado y Cancelado se actualizan en forma automática, según el flujo de los procesos ejecutados.
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    En los campos donde existan valores pre-establecidos, se deben seleccionar de la lista desplegable, los correspondientes. Una vez seleccionado el valor correcto, dar clic en el botón para guardar.
    Llenar los datos generales del colegio, seleccionando la opción desde la barra del menú adyacente. Los primeros datos que se requiere llenar son los datos generales, en esta pestaña se actualizan los domicilios y contactos del colegio. Para cada colegio y por cada nivel, existen 3: Domicilio principal. Domicilio de entrega. Domicilio de facturación.

    Agregar los contactos que sean necesarios. Los datos obligatorios aparecen marcados con asterisco.
    Entrar en la opción correspondiente a cada uno de los niveles escolares, y registrar cada uno de los datos que se requieren. Nota: Los materiales tanto educativos como de equipamiento, precios y descuentos deben crearse previamente para ser utilizados en el registro de los acuerdos.

    Después de registrar la configuración de pago general para el nivel escolar, se pueden agregar servicios adicionales o ir directamente al registro de los materiales de cada grado.
    Indicar el número de alumnos del grado, el número de alumnos contratados, el número de aulas digitales y el total de aulas del grado.
    Al seleccionar la opción de producto, se desplegará la ventana para llenar los datos.
    Para verificar que toda la información relativa a los grados, haya sido grabada correctamente, ir a la sección de Anexo A.
    En esta sección se verá un resumen de todo el contenido del acuerdo, como se muestra en la siguiente imagen.
    Una vez que se ha revisado a detalle y todo está correcto, es posible enviarlo a Revisión, para continuar con el flujo operativo. Para iniciar este proceso, ir a la opción Totales/Liberado
    En este panel se inicia el proceso de Revisión y Liberación del Acuerdo, para que posteriormente el colegio lo valide. Dar clic al botón y continuar para confirmar la petición.
    Después de que se revisa el acuerdo, se procede a Liberarlo, para que el Colegio pueda Validarlo. En esta fase es posible "regresar" el acuerdo para hacer modificaciones, esto a través de la opción "Enviar a captura". En caso necesario, también es posible cancelar el contrato.
    Cuando por autorización expresa del colegio, es el área de Operaciones quien realiza la validación del acuerdo, la validación se puede realizar a través del botón Es necesario llenar los datos correspondientes a la persona que valida y confirmar que estos datos son correctos. Al confirmar los datos y validar, también será necesario aceptar los Términos y condiciones del Acuerdo.
    Después de que el acuerdo ha sido validado, las fechas de los respectivos procesos se han actualizado.

    
    En el caso de los colegios donde los pagadores son los papás de los alumnos, al validarse el acuerdo queda disponible la plataforma para poder pagar, siempre que se haya configurado el ciclo escolar correspondiente.