MORE1003

Sobre os programas

O MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas é um programa customizado desenvolvido por nossa equipe de TI para o ERP TOTVS que tem a funcionalidade de monitorar as provisões de cada área para melhor controle das despesas de serviços pelo fiscal.

Tópicos

01. Conceito

O monitor centraliza as despesas previstas que tenham ou não ordem de compras geradas, exibindo assim todas as despesas previstas para um determinado período, que caso não realizadas no período serão provisionadas (sem documento fiscal) ou apropriadas (com documento fiscal). Nele é possível ter um melhor controle das pendências das despesas fixas controladas

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02. Parâmetros e Programas

Para atender o programa MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas é necessário configurar alguns parâmetros em programas já existentes.

Requisitos

Para que seu processo ocorra sem problemas, verifique se os perfis de acesso das funcionalidades para seu usuário estão parametrizados corretamente através dos programas listados abaixo.

MORE1006 - Parâmetros Provisão Fiscal

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O fiscal e a contabilidade são responsáveis por monitorar as provisões para que o pagamento das despesas ocorra corretamente. Existem alguns parâmetros nos programas para enviar notificações para as áreas caso uma provisão não seja lançada no período previsto.

As notificações são feitas via e-mail de acordo com a parametrização definida nesse programa. Nele também é possível definir uma conta contábil padrão para a provisão, apropriação e ativo fixo/patrimônio.

Campos:

• Provisão: Cadastra a conta da provisão para lançamentos manuais e estorno automático no próximo mês;

• Apropriação: Cadastra a conta de apropriação para provisões com protocolo;

• OP-Custo e PAT: Cadastra a conta para contabilização das provisões de pedidos com ordem de produção;

• E-mail fiscal: Recebe os e-mails das provisões das áreas;

• E-mail contabilidade: Recebe os e-mails das apropriações contabilizadas pelo fiscal;

• Motivo padrão despesa: Quando há uma provisão de uma ordem sem recebimento ou protocolo o motivo padrão será o descrito nesse campo.

Programas Relacionados

Outros programas que estão relacionados, mas não são impeditivos para o processo:

• MORE1005 - Monitor de Provisões Fiscais

  • Controle e contabilização das provisões pelo fiscal.

• MORE1007 - Ex-Importação Cadastros Provisão

  • Exporta/Importa os cadastros relacionados a provisão (área, usuários, centro de custos etc.) do MORE1004.

• MORE022 - Geração Rec.através de Pedido

  • Determina as datas limite para inclusão de provisões parametrizado pelo fiscal.

• MOCC040 - Importação Pedido de Compras

  • Os pedidos criados nesse programa são exibidos no monitor de provisões.

• MORE076 - Geração Protocolo Documentos Fiscais

  • Após feita a provisão no monitor é possível criar um protocolo a partir de um pedido já criado pela área.

• MOPD1003 - Monitor Incentivo Comercial

  • Gera pedidos sem protocolo.

03. Processos

O programa MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas centraliza as provisões de cada área a partir das suas despesas ou contas contábeis cadastradas, tendo ou não pedidos de compras gerados.

Para que o monitor funcione corretamente é necessário ter os cadastros previamente feitos. Caso tenha alguma dúvida vá para o item 02. Parâmetros e Programas - Requisitos.

Visualizar as provisões

O monitor irá exibir as provisões referentes a sua área. Você poderá conferir se cada provisão foi criada dentro do programa ou veio de um pedido de compra se orientando pela coluna Origem.

Todos os provisionamentos em vigor são referentes a competência definida no cabeçalho, importante se atentar a data limite para os provisionamentos e que só poderá ser provisionado os serviços prestados.

Por padrão o programa irá exibir os provisionamentos do mês em vigor, porém é possível alterar essa visualização através dos filtros abaixo do cabeçalho do programa.

Caso seja necessário provisionar uma ordem que não foi criada pelo seu usuário, desmarque a flag Visualizar Apenas as Suas Ordens.

Para visualizar uma provisão selecione a linha desejada e clique em Detalhar.

Incluir ou Importar uma provisão

Inclusão manual

No monitor clique em Incluir no canto inferior esquerdo, em seguida será aberto uma tela para o cadastro da provisão sem protocolo ou documento de entrada.

Informe os dados do emitente, o item provisionado, data da emissão da nota, valor da nota, em qual conta e centro de custo deve ser lançado, informe uma descrição para a despesa e provisão. Em seguida clique em OK.

Após seu lançamento será possível visualizar a provisão no monitor.

Importação em lote

Clique em Importar no canto inferior central, em seguida será aberto uma tela para a importação das provisões sem protocolo ou documento de entrada.

Para importar um arquivo certifique-se que está utilizando o layout correto. Para isso clique em Layout para baixar o modelo.

Uma vez com o arquivo preenchido, localize ele pelo botão de lupa no programa e clique em Importar para que o sistema carregue a planilha. Após isso clique em Efetiva para importar as provisões para o monitor.

Enviar a provisão para o fiscal

Clique duas vezes sobre as linhas de provisões fiscais que foram preenchidas corretamente e clique em Envia Fiscal. Após isso será enviado um e-mail ao fiscal notificando as provisões enviadas e no monitor elas ficaram destacadas em azul e não poderão mais ser editadas.

Caso queira conferir a provisão antes de enviar ao fiscal, clique duas vezes sobre a linha desejada e clique em Detalhar.

Após criado uma provisão é possível dar manutenção a ela selecionando a linha da provisão não enviada ao fiscal e clicando em Alterar.

Corrigir as provisões

Caso a provisão tenha sido enviada ao fiscal não será possível ajustá-la. Será necessário aguardar a recusa pelo fiscal para poder prosseguir.

Caso tenha sido feita uma provisão manual e não tenha sido enviado ainda para o fiscal, clique duas vezes em cima da linha desejada e clique em Eliminar. Em seguida crie uma nova provisão com os dados corretos clicando em Incluir.

Provisão recusada

Caso o fiscal recuse uma provisão é possível visualizar seu motivo clicando na linha recusada destacada em marrom e clicando em Motivo Recusa. Caso o motivo da recusa permita ajustes, clique em Alterar, faça as correções necessárias e reenvie para o fiscal clicando em Envia Fiscal.

Informar documento da provisão

É necessário informar os documentos das provisões manuais realizadas no meses anteriores. Para isso localize o período através do filtro, selecione a provisão e clique em Informa Docto Gerado.

Será aberto uma tela com os dados da provisão preenchidos e com os campos de documento liberados para preenchimento. Após isso clique em OK.

Despesa Fixa sem provisão este mês

As despesas que são previamente marcadas como Despesa Fixa no MORE1002 automaticamente são geradas uma linha em vermelho para cada uma no monitor.

Caso seja incluso a provisão para a despesa, a linha ficará em preto como pendente e será necessário enviar ao fiscal para prosseguir, mas caso no mês vigente a despesa fixa não ocorra, selecione a linha desejada e clique em Despesa Fixa Sem Provisão. Após isso será aberto uma tela para informar um motivo.

Com o motivo informado, selecione a linha e envie para o fiscal pelo botão Envia Fiscal.

04. Detalhes Técnicos

Abaixo seguem os detalhes técnicos do programa MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas.

Permissões

Tabelas acessadas

Programas envolvidos