MORE1003 e MORE1005

Sobre os programas

O MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas e MORE1005 - Monitor de Provisões Fiscais são programas customizados desenvolvido por nossa equipe de TI para o ERP TOTVS que tem a funcionalidade de monitorar as provisões de cada área para melhor controle das despesas de serviços pelo fiscal.

Tópicos

01. Conceito

O monitor centraliza as provisões que tenham ou não ordem de compras, exibindo assim todas as despesas previstas para um determinado período. Nele é possível ter um melhor controle das pendências e despesas fixas sem uma data exata.

O monitor permite que o fiscal acompanhe as provisões realizadas ou previstas pelas áreas para um determinado período permitindo o controle das provisões, realizar a contabilidade, comparar os recebimentos com o que foi provisionado, acompanhar protocolos e notificar as áreas caso algo não esteja conforme.

02. Parâmetros e Programas

Para atender os programas MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas e MORE1005 - Monitor de Provisões Fiscais é necessário configurar alguns parâmetros em programas já existentes.

Requisitos

Para que seu processo ocorra sem problemas, verifique se os perfis de acesso das funcionalidades para seu usuário estão parametrizados corretamente através dos programas listados abaixo.

 MORE1006 - Parâmetros Provisão Fiscal

O fiscal e a contabilidade são responsáveis por monitorar as provisões para que o pagamento das despesas ocorra corretamente. Existem alguns parâmetros nos programas para enviar notificações para as áreas caso uma provisão não seja lançada no período previsto.

As notificações são feitas via e-mail de acordo com a parametrização definida nesse programa. Nele também é possível definir uma conta contábil padrão para a provisão, apropriação e ativo fixo/patrimônio.

Campos:

• Provisão: Cadastra a conta da provisão para lançamentos manuais e estorno automático no próximo mês;

• Apropriação: Cadastra a conta de apropriação para provisões com protocolo;

• OP-Custo e PAT: Cadastra a conta para contabilização das provisões de pedidos com ordem de produção;

• E-mail fiscal: Recebe os e-mails das provisões das áreas;

• E-mail contabilidade: Recebe os e-mails das apropriações contabilizadas pelo fiscal;

• Motivo padrão despesa: Quando há uma provisão de uma ordem sem recebimento ou protocolo o motivo padrão será o descrito nesse campo.

 MORE1002 - Manutenção Conta Provisão

O programa é responsável pelo cadastro das contas que podem ser utilizadas para provisões e apropriações. Por padrão foram cadastradas somente as contas com início 4, porém é possível incluir outras contas.

Campos:

• Conta Contra-partida: Uma conta alternativa a conta cadastrada no MORE1006 para um certo tipo de despesa. Utilizado geralmente em provisões com ordem de produção;

• Flag Provisão de despesa fixa: Para sinalizar que os lançamentos de provisões nessa conta são recorrentes;

• Flag Fora mês: Quando o provisionamento deve ser pago no mês seguinte ou outro mês posterior;

• Flag Bloqueada para Provisão de Despesa: Quando não for permitido lançar provisões para essa conta;

• Aba Fornecedor: Indicar os fornecedores que emitem nota na conta definida;

• Aba Item: Indica os itens que podem ser provisionados nessa conta.

 MORE1004 - Manutenção Área Provisão

O programa MORE1004 é responsável por criar as áreas utilizadas pelo monitor MORE1003.

Campos:

Aba Usuários: Vincula os usuários e gestores da área. Somente o(s) usuário(s) do tipo gestor poderá visualizar todos os provisionamentos da respectiva área;

OBS.: Um usuário não poderá estar vinculado em mais de uma área

Aba Centro de custo: Define os centros de custo que os usuários da área podem utilizar;

Aba Conta Despesa Fixa: Indica quais as contas de despesa esses usuários estão responsáveis;

Aba Centro de custo x emitente: Indica alguns centros de custo que os usuários podem lançar provisões mesmo não tendo total acesso por não serem donos;

OBS.: O fiscal terá acesso a todas as abas, porém os usuários das áreas poderão apenas alterar a aba de usuários.

Programas Relacionados

Outros programas que estão relacionados, mas não são impeditivos para o processo:

• MORE1007 - Ex-Importação Cadastros Provisão

  • Exporta/Importa os cadastros relacionados a provisão (área, usuários, centro de custos etc.) do MORE1004.

• MORE022 - Geração Rec.através de Pedido

  • Determina as datas limite para inclusão de provisões parametrizado pelo fiscal.

• MOCC040 - Importação Pedido de Compras

  • Os pedidos criados nesse programa são exibidos no monitor de provisões.

• MORE076 - Geração Protocolo Documentos Fiscais

  • Após feita a provisão no monitor é possível criar um protocolo a partir de um pedido já criado pela área.

• MOPD1003 - Monitor Incentivo Comercial

  • Gera pedidos sem protocolo.

03.1 Processos da Área

O programa MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas centraliza as provisões de cada área a partir ou não de pedidos gerados com ordem de compra.

Para que o monitor funcione corretamente é necessário ter os cadastros previamente feitos. Caso tenha alguma dúvida vá para o item 02. Parâmetros e Programas - Requisitos.

Visualizar as provisões

O monitor irá exibir as provisões referentes a sua área. Você poderá conferir se cada provisão foi criada dentro do programa ou veio de um pedido de compra se orientando pela coluna Origem.

Todos os provisionamentos em vigor são referentes a competência definida no cabeçalho, importante se atentar a data limite para os provisionamentos e que só poderá ser provisionado os serviços prestados.

Por padrão o programa irá exibir os provisionamentos do mês em vigor, porém é possível alterar essa visualização através dos filtros abaixo do cabeçalho do programa.

Caso seja necessário provisionar uma ordem que não foi criada pelo seu usuário, desmarque a flag Visualizar Apenas as Suas Ordens.

Para visualizar uma provisão selecione a linha desejada e clique em Detalhar.

Incluir ou Importar uma provisão

Inclusão manual

No monitor clique em Incluir no canto inferior esquerdo, em seguida será aberto uma tela para o cadastro da provisão sem protocolo ou documento de entrada.

Informe os dados do emitente, o item provisionado, data da emissão da nota, valor da nota, em qual conta e centro de custo deve ser lançado, informe uma descrição para a despesa e provisão. Em seguida clique em OK.

Após seu lançamento será possível visualizar a provisão no monitor.

Importação em lote

Clique em Importar no canto inferior central, em seguida será aberto uma tela para a importação das provisões sem protocolo ou documento de entrada.

Para importar um arquivo certifique-se que está utilizando o layout correto. Para isso clique em Layout para baixar o modelo.

Uma vez com o arquivo preenchido, localize ele pelo botão de lupa no programa e clique em Importar para que o sistema carregue a planilha. Após isso clique em Efetiva para importar as provisões para o monitor.

Enviar a provisão para o fiscal

Clique duas vezes sobre as linhas de provisões fiscais que foram preenchidas corretamente e clique em Envia Fiscal. Após isso será enviado um e-mail ao fiscal notificando as provisões enviadas e no monitor elas ficaram destacadas em azul e não poderão mais ser editadas.

Caso queira conferir a provisão antes de enviar ao fiscal, clique duas vezes sobre a linha desejada e clique em Detalhar.

Após criado uma provisão é possível dar manutenção a ela selecionando a linha da provisão não enviada ao fiscal e clicando em Alterar.

Corrigir as provisões

Caso a provisão tenha sido enviada ao fiscal não será possível ajustá-la. Será necessário aguardar a recusa pelo fiscal para poder prosseguir.

Caso tenha sido feita uma provisão manual e não tenha sido enviado ainda para o fiscal, clique duas vezes em cima da linha desejada e clique em Eliminar. Em seguida crie uma nova provisão com os dados corretos clicando em Incluir.

Provisão recusada

Caso o fiscal recuse uma provisão é possível visualizar seu motivo clicando na linha recusada destacada em marrom e clicando em Motivo Recusa. Caso o motivo da recusa permita ajustes, clique em Alterar, faça as correções necessárias e reenvie para o fiscal clicando em Envia Fiscal.

Informar documento da provisão

É necessário informar os documentos das provisões manuais realizadas no meses anteriores. Para isso localize o período através do filtro, selecione a provisão e clique em Informa Docto Gerado.

Será aberto uma tela com os dados da provisão preenchidos e com os campos de documento liberados para preenchimento. Após isso clique em OK.

Despesa Fixa sem provisão este mês

As despesas que são previamente marcadas como Despesa Fixa no MORE1002 automaticamente são geradas uma linha em vermelho para cada uma no monitor.

Caso seja incluso a provisão para a despesa, a linha ficará em preto como pendente e será necessário enviar ao fiscal para prosseguir, mas caso no mês vigente a despesa fixa não ocorra, selecione a linha desejada e clique em Despesa Fixa Sem Provisão. Após isso será aberto uma tela para informar um motivo.

Com o motivo informado, selecione a linha e envie para o fiscal pelo botão Envia Fiscal.

03.2 Processos do Fiscal

O programa MORE1005 - Monitor de Provisões Fiscais centraliza as provisões de cada área e permite o fiscal tomar ações a partir das informações nele.

Funcionalidades

Através do filtro é possível visualizar as provisões, ordens e protocolos para o período demarcado.

O browser da área determina as provisões que serão exibidas no browser abaixo, podendo ser selecionado por área ou todas de uma única vez.

No browser de Provisões é possível visualizar cada provisão através do botão Detalhar e Detalhar Ordem e também aceitar ou recusar uma provisão enviada pela área.

Recusar ou Aceitar uma provisão

Selecione no browser de Provisões a linha desejada e clique em Aceitar para aprovar a provisão ou Recusar para reprovar a provisão. Caso seja feita uma recusa é necessário informar um motivo.

Após realizado uma das duas ações a área receberá uma notificação via e-mail e poderá ou não ajustar a provisão, em caso de recusa.

Contabilizar provisões e protocolos

Ao final do período é necessário marcar as provisões que foram dadas o aceite e clicar em Contabiliza (CT). Após isso será aberto um relatório no bloco de notas do que foi provisionado.

Esse relatório será enviado como anexo automaticamente para a contabilidade.

No relatório tudo que for provisão de origem manual ou ordem de compra estará com o início da descrição como “PROV”. Caso seja um protocolo o início será “PROP”.

Todos os movimentos de contabilização são lançados no último dia útil do mês vigente e os estornos no primeiro dia útil do mês seguinte.

04. Detalhes Técnicos

Abaixo seguem os detalhes técnicos do programa MORE1003 - Controle de Provisão das Áreas.

Permissões

Tabelas acessadas

Programas envolvidos MORE1003

Programas envolvidos MORE1005