Para una rápida identificación y búsqueda de los colegios, se muestran los siguientes datos:

• ID del Colegio - Identificador único de cada colegio

• Nombre del Colegio - Nombre propio de cada colegio

• Municipio - Región geográfica en segundo nivel, en la que se ubica el colegio.

• Estado en donde se localiza - Región geográfica en primer nivel, después de país, en la que se ubica el colegio.

Si se accede con un perfil diferente al SA (Administrador del sistema), sólo serán visibles los colegios que se encuentran asignados al usuario que ingresó, es decir, un usuario con rol CTU, sólo verá los colegios que tenga asignados y un usuario con rol ADCOL (Administrador de Colegio), sólo podrá acceder a los datos del colegio al que está asignado.Para revisar el detalle de un colegio, sólo se selecciona y hacer clic dos veces. Se desplegará un tablero que contiene un resumen de:

• Id y nombre de Colegio

• Resumen de Colegio por nivel

• Avance de cobranza

• Comparativa de matrícula

• Cantidad de programas

Se explicará a detalle la funcionalidad en el menú Colegio.

Esta opción se puede realizar desde la siguiente ruta: 
En la opción Configuración Global, se establece la configuración genérica para todos los colegios. Esta configuración se realiza para cada ciclo escolar, con esto se permite que los parámetros definidos puedan ser diferentes en cada ciclo.Ciclo Escolar Activo: Como se muestra en la imagen anterior, se visualizan las opciones de los ciclos escolares activos. De acuerdo a las políticas establecidas por las diferentes líneas de negocio, está permitido tener más de un ciclo activo, esto significa que se pueden gestionar tanto alumnos como profesores, en los ciclos que estén marcados como activos.Si se desactiva el flag de "Activar ciclo escolar en Censo" lo colegios no visualizarán el Censo en el ciclo escolar seleccionado, en el caso de la imagen anterior "Sierra 2020-2021".Para seleccionar el ciclo escolar a consultar se selecciona el ciclo desde la barra superior, sólo se muestran los ciclos activos.Cargar ciclo escolar por defecto en Censo

Para esta opción sólo es posible seleccionar un ciclo, ya que el que esté seleccionado será el que se cargue por default al ingresar a la aplicación.En el siguiente caso el ciclo escolar seleccionado es el Sierra 2020-2021, este ciclo se cargará al ingresar, y en la lista se desplegarán los colegios correspondientes que hayan sido promovidos al ciclo seleccionado.Mostrar reportes: Al activar esta opción, en el dashboard del colegio se desplegarán los botones para generar los reportes de alumnos pagados, sin pago y la lista de todos los alumnos.Dentro de un colegio, en la parte inferior se puede visualizar los tipos de reportes para alumnos, cada uno de ellos distinguidos de diferente color.Es posible guardar los reportes generados en diferentes formatos, como pueden ser pdf, archivo de texto, en un archivo de Microsoft Excel o en un archivo de columnas separadas por comas (.csv).Censo de Profesores: La gestión del censo de profesores se puede activar por ciclo, puede estar activo o no, dependiendo de las necesidades del negocio. Al activar esta opción será posible realizar las siguientes acciones:Lista de Profesores.

Se visualizan los profesores que han sido registrados en la plataforma. Las acciones que están disponibles en esta opción son:

• Agregar Nuevo Profesor

• Descargar plantilla para alta masiva de profesores

• Subir Archivo para alta masiva de profesores

• Editar Profesor

• Inactivar el nivel para el Profesor

Alta masiva. Para realizar el alta masiva de los profesores que se deben registrar siga estos pasos:

1. Descargar Plantilla

2. Subir Plantilla

3. Agregar Fila

4. Validar Plantilla

Candado: Esta función consiste en inhibir el borrado e inactivación de alumnos en el ciclo activo. Este candado se establece en el lapso de tiempo que indique el negocio y sólo el System Administrator puede configurarlo.Si no se ha activado el candado, los alumnos que cuenten con las condiciones predefinidas (que no tenga documentos de pago, que no estén asociados a clases en el LMS), aparecen en la lista con una casilla del lado izquierdo; con ella es posible seleccionar el alumno y posteriormente Borrarlo (borrado lógico). Si está activo el candado y la fecha de operación está entre el lapso establecido, no se muestra la casilla y tampoco serán visibles los botones de edición del alumno, como se puede observar en las siguientes imágenes.

Candado Inactivo (ejemplo de Pegasus México)Candado Activo (ejemplo de Pegasus México)

Al ingresar con el perfil ADCOL, al estar asociado este usuario con un colegio específico, se mostrará la ventana siguiente:

1.- Se muestra el Colegio_id y el nombre del Colegio.

2.- Indica el ciclo escolar que está configurado por default.

3.- Muestra el menú para realizar diferentes acciones.

4.- Total de Alumnos dados de alta en el colegio.

5.- Los Niveles configurados en el Colegio

6.- Grados dependientes del Nivel, es decir, al seleccionar alguno de los niveles se mostrarán los grados que contiene el Nivel.Nota: Los colegios son libres de utilizar el Censo para todos los niveles y grados, aunque no estén contratados.

7.- Grupos dependientes del Grado, es decir, al seleccionar alguno de los grados se mostrarán los grupos que conforman el grado seleccionado.

En el resumen del colegio, también se muestran datos significativos como:

• Por cada nivel:

  • El total de alumnos

  • El total de alumnos que se contrataron a través del módulo de Acuerdos

  • El total de alumnos que cuentan con descuento

• Por cada grado del nivel seleccionado:

  • El grado o grados No contratados

  • El total de alumnos por grado

• Por cada grupo del grado seleccionado:

  • El total de alumnos por grupo

  • El total de alumnos con descuento por grupo

Gestión de Alumnos

Al seleccionar un Nivel, Grado y Grupo, se desplegará en la parte inferior de la vista, la lista de los alumnos que corresponden al grupo seleccionado. 

Dentro de esta sección es posible realizar la búsqueda de los alumnos por su nombre y NUI en el buscador que se encuentra dentro del Nivel, grado y grupo.

Image Added

Información de selección

En esta sección se podrá realizar las siguientes funciones en lo iconos :

• Descarga de plantilla de "Educación General Básica" (Nivel) o su información

Exportar Plantilla del nivel  a un archivo Excel.- Esta opción sirve para exportar a un archivo de Excel, la lista de alumnos de todo el nivel "Educación General Básica".

Visualización de Información  del nivel "Educación General Básica".

• Descarga de plantilla de "2do de Básica" (Grado) o su información

Exportar Plantilla del grado a un archivo Excel.- Esta opción sirve para exportar a un archivo de Excel, la lista de alumnos de todo el grado "2do de Básica".

Visualización de Información  del grado "2do de Básica".

• Descarga de plantilla de "Grupo A" (Grupo) o su información

Exportar Plantilla del grupo a un archivo Excel.- Esta opción sirve para exportar a un archivo de Excel, la lista de alumnos de todo el grado "Grupo A"

Visualización de Información  del grupo "Grupo A"

Creación de nuevo alumno

• Agregar nuevo alumno.- Para la creación de alumnos manualmente y en forma individual, al dar clic a este botón se abre una ventana para registrar los datos básicos de los alumnos, la cual consiste de 3 pasos:

El primer paso, es llenar los "Datos personales" del nuevo alumno. Los datos obligatorios están marcados con un asterisco ( * ).

El segundo paso, es la selección de un "Programa" para el alumno registrado. El programa se elige de acuerdo a los contratados en el acuerdo.

Por último, el sistema ofrece una sugerencia del login que se creará en automático para el alumno. Si este se desea modificar, el sistema hace una validación en tiempo real del login que se está intentando registrar, si ya existe, hace una sugerencia sobre el login a registrar. Asimismo, se valida que las contraseñas cumplan con los requisitos establecidos.

Alta masiva de alumnos

• Descargar la plantilla para el alta masiva de alumnos.- Para realizar la carga masiva de alumnos, será necesario descargar primero esta plantilla. Para descargar la plantilla nos colocamos en el menú lateral izquierdo y damos clic en el primer icono  como se muestra en la siguiente pantalla:

El proceso consta de 3 pasos:

Descargar plantilla

•  Esta plantilla contiene los valores necesarios del colegio, nivel, grado y grupo, del que se genera el archivo.

Subir Archivo

• Cuando se sube el archivo, se realiza una primera validación de login y contraseña. Si una casilla se encuentra incorrecta se  distinguirá de color rojo. Permitiendo cambiarla en tiempo real o modificar en el archivo original.

Validar

• Se realiza una segunda validación. Está segunda valida que el login no se encuentre creado y existente en la Base de Dato

• Filtro de alumnos.- El último botón se utiliza para aplicar el filtro de los alumnos que se quieren visualizar: sólo activos o sólo inactivos.

La lista de alumnos cuenta además con herramientas para edición de los alumnos, éstas se encuentran en el lado izquierdo del nombre del alumno; las acciones que se pueden ejecutar desde estas opciones son:

• Inactivar alumno.- Esta opción permite poner inactivo al alumno, con esta acción, se impide el acceso del alumno al LMS y no es posible realizar ninguna otra operación con sus datos, por ejemplo, si su familiar o tutor deseara realizar el pago correspondiente, al estar el alumno inactivo, no se muestra en la pasarela de pagos.

• Editar alumno.- Cuenta con 3 opciones para editar:

  • Datos personales: Opción disponible para la edición de datos generales del alumno (nombre, apellidos, fecha de nacimiento)

  • Materiales: Programas a los que está inscrito el alumno 

    • Iniciar sesión: Editar login y contraseña

    

• Mover alumno a otro grupo.- Es posible mover alumnos de grupo, de grado y hasta de nivel, así, por ejemplo, si es necesario mover a un alumno de preescolar a primaria, se utiliza esta opción y se desplegará una ventana como la que se muestra en la siguiente imagen:

En la imagen se observa que el primer campo a seleccionar es el Nivel. Una vez seleccionado el nivel, se debe seleccionar el grado y, a continuación, el grupo al que se moverá el alumno seleccionado.

• Eliminar alumno. Cuando un alumno se encuentra sin alguna relación, como un documento de pago, aparecerá un recuadro que permitirá seleccionarlo y posteriormente eliminarlo.

Una vez que se elige borrar al alumno, el sistema envía un cuadro de confirmación con la lista de los alumnos a eliminar.

Si se confirma el borrado del alumno, enviará un aviso de registros eliminados.

Actualización Masiva de Alumnos

La actualización masiva permite realizar modificaciones masivas a grupos de alumnos. Esta actualización puede realizarse en línea, o a través de archivos Excel, los cuales se descargan desde la aplicación misma. El procedimiento para realizar este proceso en línea es el siguiente:

Actualización Masiva mediante archivo de Excel.

Para realizar la actualización masiva de alumnos mediante un archivo de Excel, seguir estos pasos:

Gestión de Profesores

Para acceder a la lista de profesores, dar clic al botón , localizado en el menú lateral izquierdo.

Este botón permite ir a la Lista de profesores.

Seleccionando la Lista de profesores y el nivel, se desplegará una vista que contiene la lista de los profesores.

Las herramientas disponibles en los botones son:

• Crear profesor.- Para agregar manualmente profesores, en forma individual.

• Descargar lista.- Esta opción genera un descarga un archivo Excel, que contiene las columnas correspondientes a los datos de los profesores.

Alta masiva de profesores

Esta actualización puede realizarse en línea, o a través de archivos Excel, los cuales se descargan desde la aplicación misma. El procedimiento para realizar este proceso en línea es el siguiente:

Alta mediante línea

Para realizar la actualización masiva de alumnos mediante un archivo de Excel, seguir estos pasos:

Actualización Masiva mediante archivo de Excel.

Para realizar la actualización masiva de profesores mediante un archivo de Excel, seguir estos pasos:

• Buscar profesor.- Para realizar búsquedas específicas, o aplicar un filtro que disminuya la cantidad de registros que se despliegan en la lista.

Al momento en que el colegio entra con sus credenciales, se le va a mostrar en la parte superior izquierda el acceso a Censo.

Para validar el contrato se debe dar clic en la flechita y dar clic en el botón azul "Ver y validar acuerdo".

Se muestra los productos seleccionados del acuerdo, nombrado Anexo A.

En el anexo se encuentra detallada la información de cuántos productos se contrataron por cada paquete por cada nivel.

Posteriormente, se presenta el desglose de los programas por cantidad y precio.

Si todo se encuentra de manera correcta, se da clic en el botón de "Sí" para validar el acuerdo.